Thời gian nhận phòng tại khách sạn thông thường là 14h chiều và trả phòng là 12h trưa hôm sau. Vậy, nguyên nhân nào dẫn đến quy định này?
Tại sao lại có quy định trả phòng khách sạn vào lúc 12h trưa?
Dịch vụ khách sạn
Theo "Tiêu chuẩn ngành khách sạn du lịch", việc trả phòng khách sạn được quy định vào lúc 12 giờ trưa. Giá phòng khách sạn được tính dựa trên số đêm lưu trú (không áp dụng cho các phòng thuê theo giờ). Thời gian nhận và trả phòng thường được ấn định là 12h trưa. Các nghiên cứu chỉ ra rằng, khoảng thời gian nghỉ ngơi lý tưởng cho con người kéo dài từ 14h ngày hôm trước đến 12h trưa ngày hôm sau.
Nếu quý khách nhận phòng sớm hơn 12 giờ trưa hoặc trả phòng sau 12 giờ trưa, quý khách có thể phải thanh toán thêm phí tương đương nửa ngày. Trong trường hợp quý khách trả phòng muộn hơn 18 giờ, quý khách sẽ phải chịu phí đặt phòng thêm một ngày nữa. Điều này có nghĩa là ngay cả khi quý khách trả phòng sau 18 giờ của ngày hôm trước và trước 12 giờ trưa của ngày hôm sau, quý khách vẫn sẽ phải thanh toán như một ngày lưu trú đầy đủ.
Vậy khoảng thời gian 2 tiếng giữa các khung giờ này được sử dụng vào mục đích gì?
- Khoảng thời gian dành cho việc trả phòng khách sạn là một giai đoạn quan trọng, được tận dụng để hoàn thành nhiều công việc cần thiết. Đầu tiên, quy trình trả phòng cho khách cũ sẽ được tiến hành.
- Nhân viên khách sạn sẽ tiến hành kiểm tra phòng để phát hiện các hư hại hoặc mất mát (nếu có), đồng thời xác định các mặt hàng đã sử dụng cần tính phí. Sau đó, quá trình thanh toán sẽ được hoàn tất và khách hàng sẽ nhận lại giấy tờ tùy thân cùng khoản tiền đặt cọc (nếu có).
- Bước tiếp theo là công tác dọn dẹp phòng. Trong trường hợp phòng được đặt ngay sau đó, nhân viên phải thực hiện công việc này một cách nhanh chóng nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng. Thời gian dọn phòng nhanh nhất có thể là 15 phút, tùy thuộc vào tình trạng thực tế của căn phòng.
- Công việc bao gồm việc hút bụi toàn bộ không gian phòng, kiểm tra rèm cửa, làm sạch các bề mặt như bàn, ghế, kệ và thay ga trải giường, vỏ gối. Khu vực phòng tắm, nơi thường có mức độ bẩn cao nhất, sẽ được làm sạch cuối cùng, bao gồm gương, bồn rửa mặt, bồn tắm và bồn cầu.
Ngoài ra, nhân viên cũng sẽ kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị trong phòng như TV, máy điều hòa, bình nóng lạnh… trước khi hoàn tất công việc để chuẩn bị sẵn sàng cho lượt khách mới.
Với thời gian trả phòng như vậy, nếu khách đến vào buổi sáng thì phải xử lý ra sao?
Đối với trường hợp khách hàng có nhu cầu nhận phòng sớm, nếu vẫn còn phòng trống, nhân viên lễ tân sẽ tiến hành thủ tục nhận phòng cho khách. Tuy nhiên, việc này có thể được miễn phí hoặc tính phí tùy thuộc vào chính sách của từng khách sạn.
Với trường hợp khách hàng có nhu cầu nhận phòng sớm, nếu vẫn còn phòng trống, nhân viên lễ tân sẽ tiến hành thủ tục nhận phòng cho khách.
Tuy nhiên, việc trả phòng muộn của khách sạn sẽ gây ra nhiều bất tiện hơn. Nếu khách trả phòng quá muộn, nhân viên dọn phòng sẽ không có đủ thời gian để chuẩn bị cho lượt khách tiếp theo.
Điều này có thể dẫn đến tổn thất về mặt tài chính và đồng thời ảnh hưởng đến uy tín của khách sạn. Do đó, hầu hết các khách sạn đều có quy định nghiêm ngặt về việc trả phòng muộn, với mức phạt tiền mặt và nếu khách trả phòng sau 18h, mức phạt có thể lên đến 100% giá phòng.
